MEMBUAT KEPUTUSAN: KEBERKESANAN MESYUARAT

1. Dalam satu mesyuarat yang saya hadiri, pengerusi ketika itu menegaskan supaya mesyuarat itu ditangguhkan pada jam 12.00 tengahari. Mesyuarat tersebut bermula pada jam 9.30 pagi. Secara tidak langsung mesyuarat itu hanya berjalan kurang dari  3 jam. Sedangkan, keputusan mesyuarat tersebut akan digunakan di peringkat negara.
2. Dalam ucapan pengerusi, beliau menegaskan mesyuarat sepatutnya ringkas dan padat. Semua keputusan perlu dibuat berdasarkan kajian awal. Kajian pula hendaklah dilakukan berdasarkan kepada keperluan proses. Tumpuan perlu lebih diberikan dalam tindakan kerja.
3. Pengerusi mesyuarat bukan calang-calang orang. Beliau bertaraf JUSA A. Mesyuarat tersebut pula berfungsi sebagai medium untuk mengkaji dan mengubahsuai polisi awam. Untuk makluman semua, terdapat 3 pembentangan kertas kajian dalam mesyuarat tersebut. Mesyuarat tersebut ditangguhkan pada jam 11.45 pagi. Semua keputusan dibuat.
4. Yang menarik perhatian saya adalah bagaimana pengerusi menggunakan mesyuarat supaya semua ahli mesyuarat dapat memberi sumbangan bermakna ke arah membuat satu keputusan yang tepat. Malah, aura pengerusi juga menyebabkan semua pembentang kertas kerja membuat kajian yang hampir 100% tepat. Maka, proses untuk membuat keputusan menjadi tepat dan padat.
5. Selain itu cara penulisan minit amat padat. Segala keputusan dimulakan dengan ayat; "Mesyuarat bersetuju untuk...." Sekiranya ada keperluan kepada maklumat tambahan, ayat dalam minit akan dimulakan dengan; " Mesyuarat bersetuju untuk mendapatkan maklumat tambahan mengenai.....daripada .......pada atau sebelum........". Semuanya nampak tepat dan padat.
6. Setiap keputusan dalam minit ditulis dengan lebih jelas dalam ruang tindakan. Contohnya, mesyuarat telah membuat keputusan untuk menggunakan DBMS XXXX. Dalam ruang tindakan ditulis begini; "Organisasi YYY- Mengemukakan pelan infrastruktur DBMS pada atau sebelum 15 Nov. 2012 dan membentangkan kepada JK Teknikal dalam Mesyuarat Bil. 7/2012".
7. Sepanjang saya bekerja, saya telah menghadiri ratusan, bahkan ribuan bilangan mesyuarat. Saya juga pernah menjadi setiausaha kepada hampir 50% daripada semua mesyuarat yang saya hadiri. Pengalaman paling menyiksakan adalah saya tidak tahu cara untuk menulis minit disebabkan kelemahan pengerusi mengendalikan mesyuarat.
8. Untuk membuat keputusan yang hebat melalui mesyuarat, pengerusi perlu memahami fakta yang akan dibincang. Pengerusi seharusnya tahu untuk menggunakan agenda mesyuarat dengan tepat dan berkesan. Pengerusi perlu tahu untuk memilih perkataan yang tepat dan padat. Bila semuanya serba tahu, maka mesyuarat akan menjadi platform yang paling baik untuk membuat keputusan organisasi.
9. Pengerusi juga perlu tahu tempoh masa yang paling sesuai untuk mengendalikan mesyuarat. Dalam zaman serba pantas ini, mesyuarat tidak seharusnya melebihi 2 jam 30 minit. Masa yang terlalu panjang dalam mesyuarat akan menyebabkan masa bekerja menjadi pendek.
10. Untuk mengawal masa mesyuarat, pengerusi harus bijak, berilmu, berani, tegas, dan memberi makna kepada semua ahli mesyuarat. Tanpa semua itu, mesyuarat akan gagal untuk membuat keputusan. Bila mesyuarat gagal untuk membuat keputusan, pasti banyak kerja akan tergantung.Fikirkan kesannya.... ADIOSSSS